Personalausweis: Wann Unternehmen Kopien anfertigen dürfen – und wann nicht!

Ob beim Hotel-Check-in, im Fitnessstudio oder bei der Autovermietung – vielerorts wandert der Personalausweis ganz selbstverständlich über den Tresen. Dabei haben die meisten Unternehmen überhaupt kein Recht, das Dokument einzubehalten, zu kopieren oder zu scannen. Viele Verbraucher kennen diese Regeln nicht – und geben ihre sensiblen Daten leichtfertig aus der Hand.

Was das Gesetz für den Personalausweis erlaubt – und was nicht

Bereits seit 2010 regelt das neue Personalausweisgesetz eindeutig, wie mit dem Dokument umzugehen ist. Der Grundsatz: Nur wenige Institutionen dürfen den Ausweis wirklich scannen oder kopieren. Dazu zählen Behörden, Banken und Telekommunikationsanbieter.

Alle anderen dürfen sich den Ausweis lediglich vorzeigen lassen – etwa um Namen oder Anschrift zu prüfen. Eine Kopie darf nur dann angefertigt werden, wenn die betroffene Person ausdrücklich zustimmt. Zudem muss die Kopie als solche klar gekennzeichnet sein. Ein besonders weit verbreiteter Irrtum betrifft die Nutzung des Ausweises als Pfand. Auch das ist nicht zulässig – unabhängig davon, ob es sich um Hotels, Mietwagenfirmen oder Veranstalter handelt.

Der elektronische Ausweis: Mehr Komfort, mehr Verantwortung

Mit der Einführung des elektronischen Personalausweises hat sich auch die Datenlage verändert. Neben den sichtbaren Informationen enthält der Ausweis einen Chip, der digitale Identifizierungsprozesse ermöglicht – etwa beim Online-Shopping, bei Behördengängen oder an Automaten.

Auch sichere Signaturen für Verträge und Dokumente sind durch die eID-Funktion möglich. Damit wird der Ausweis zu einem digitalen Schlüssel – doch genau dieser Schlüssel darf nicht leichtfertig in fremde Hände gelangen.

Vorsicht vor Datenmissbrauch

Die Gefahr: Gelangen sensible Daten in falsche Hände, ist ein Missbrauch nur schwer aufzuhalten. Wer eine Kopie des Ausweises in fremde Hände gibt, öffnet potenziell die Tür für Identitätsdiebstahl oder betrügerische Vertragsabschlüsse.

„Sind die Daten einmal in Umlauf, lässt sich ihre Verbreitung oft nur schwer stoppen“, warnt auch Sascha Nuß, Jurist bei der R+V Versicherung. Das Personalausweisgesetz soll Verbraucher genau davor schützen – vor allem durch die Einschränkung des Zugriffs für Dritte. Wer auf Nummer sicher gehen will, sollte also den eigenen Ausweis nicht leichtfertig aus der Hand geben.